Modelo de gestión administrativa y
financiera para Institutos Politécnicos
Industriales
Management
model administrative and financial for Institutos Polytechnic Industrials
*Jorge Luis Peña-Corrales
**Adrián Almaguer-Martí
*Instituto Politécnico Industrial Oscar Alberto Ortega Lora. Puerto Padre, Las Tunas. Cuba. Licenciado en Educación, Especialidad
Economía. Especialista en Gestión
contable y financiera. Profesor Instructor. jpcorrales@oapp.lt.rimed.cu
**Universidad de Holguín. Cuba. Licenciado
en Educación, Especialidad Geografía.
Máster en Administración, Planeamiento y Supervisión de Sistemas
Educativos. Doctor en Ciencias
Pedagógicas. Profesor Titular. aalmaguer@uho.edu.cu
|
Resumen En el presente
trabajo se expone un modelo de gestión administrativa y financiera para
Institutos Politécnicos Industriales de la Educación Técnica y Profesional, conformado por componentes y subcomponentes que permiten
concretar en la práctica la Gestión administrativa y financiera, siguiendo la lógica funcional del proceso directivo y de
cuya interacción emerge la integralidad en la Gestión administrativa y financiera
(GAF) como cualidad resultante.
Asimismo se aportan definiciones y formas de concretar la GAF atendiendo a
las particularidades que caracterizan los IPI de la ETP. Como aporte
teórico, resultado de la investigación educativa, constituye un instrumento
de inestimable valor para directivos y funcionarios encargados de la
dirección de instituciones educativas, que puede tener incidencia en la
elevación de la calidad del proceso de dirección en los centros educativos. Palabras clave: Gestión;
Gestión administrativa y financiera |
Abstract In the present work exposes one a management
model administrative and financial for Institutos Politécnicos Industriales
of the Technical Education and Profesional, shaped for components and
sub-components that they allow concretizing the administrative Step in
practice and financier, following the functional logic of the directive
process of whose interaction and emerges the integralidad in the
administrative Step and financier ( GAF ) like resulting attribute. In like
manner definitions and forms contribute
themselves of concretizing the GAF attending to the particularities
that the ETP's IPI characterize. Like theoretic contribution, result of the
educational investigation, constitute an instrument of inestimable value for
executives and officials entrusted with educational institutions' address,
that can have an effect over the elevation of the quality of the process of
address in the educational centers. Key words: Management; Management administrative and financial |
Introducción
Dentro del sistema educativo cubano, la
Educación Técnica y Profesional es un factor estratégico para la transformación
social, este nivel educacional debe
proporcionar a la economía del país la fuerza de trabajo calificada de nivel
medio que requiere para su desarrollo en las distintas ramas de la producción y
los servicios, ello evidencia la necesidad de preservar, difundir y desarrollar
la cultura obrera y tecnológica sistematizada por la humanidad, a fin de que se
revierta en la formación integral del hombre que la sociedad contemporánea
necesita.
Para ello el cumplimiento exitoso de las
prácticas profesionales es un elemento de significativa importancia para la
calidad del proceso de formación. En los
últimos tiempos dados las limitaciones económicas por las que Cuba ha
atravesado, garantizar los recursos materiales y financieros para su realización se ha convertido en un
reto para la dirección de las instituciones.
Dentro de este contexto, es necesario
impulsar la gestión administrativa y financiera que responda a las exigencias
que exige el proceso formativo en la
Educación Técnica y Profesional. Por estas razones se hace necesario proponer
un modelo de gestión administrativa y financiera en los centros politécnicos
industriales. El cual es producto de los resultados previstos dentro del
proyecto de investigación sobre la dirección de las instituciones educativas y
tiene como antecedentes otros resultados investigativos que le sirvieron de
base, entre ellos: fundamentos teóricos y metodológicos y tendencias que
caracterizan el desarrollo histórico relativo a la gestión de los procesos
estratégicos, clave y de apoyo propios de las instituciones educativas.
Materiales y métodos
Para la
elaboración de este resultado se utilizaron como métodos de investigación: la
modelación para la elaboración del modelo, el análisis síntesis que permitió a
partir de la sistematización realizada de la bibliografía consultada resumir
las principales ideas que sirvieron de fundamentos para el modelo. Además se
utilizaron métodos de carácter empíricos como análisis documental, entrevista,
observación, que posibilitaron las realización de las inferencias necesarias
para elaborar las principales ideas que explican y fundamentan el modelo, así
como la consulta a especialista para valorar la pertinencia del modelo
propuesto.
Resultados y discusión
Para
la elaboración del modelo de gestión administrativa y financiera se han tenido en cuenta las premisas
siguientes:
Ø Considerar como
gestión educativa: el conjunto de procesos, de toma de decisiones y ejecución
de acciones que permiten llevar a cabo las prácticas
pedagógicas, su realización y evaluación.
Ø Considerar que la gestión educativa
está constituida por cuatro áreas: área de gestión directiva, área de gestión
pedagógica y académica, área de gestión de la comunidad y área de gestión
administrativa y financiera.
Ø Asumir
como gestión administrativa y financiera:
el sistema de acciones que planifican, organizan, ejecutan, controlan y
evalúan los directivos escolares para garantizar los recursos humanos,
materiales y financieros que aseguren el desarrollo exitoso del proceso
educativo.
Ø Considerar que a lo
largo de la obra gestión educativa y prospectiva humanística se alude a esa
huella institucional que tiene una guía en la dimensión jurídica-normativa que
caracteriza a una institución educativa en un momento determinado; es una
dimensión principal por cuanto establece las vías para transitar de las
políticas a las prácticas. (Martínez & Rosado, 2014).
Ø Asumir
el enfoque funcional refrendado por Obando & Torres, 2016, cuando expresaron:
“Gestión Administrativa. – Es el
conjunto de acciones mediante las
cuales el directivo desarrolla
sus actividades a través
del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: planear, dirigir, coordinar y
controlar.” (p. 38)
Ø Asumir
como contenido de la gestión administrativa las funciones de según UNESCO, 2011
“[…] manejo de recursos humanos,
materiales y financieros, los procesos técnicos, de tiempo, de seguridad e higiene y control de la
información. Cumplimiento de la normatividad y supervisión de las funciones”. (p.25).
Ø Considerar
que dentro de la administración de una institución se encuentran dos
actividades que son la administrativa propiamente dicha, que tiene la función
de planear, organizar, integrar los
recursos, dirigir y controlar,….. Y la segunda, es la operacional, y su función
principal abarca la operación diaria de la entidad.
Ø Considerar
que los subsistemas que conforman el modelo están determinado por el carácter
de su contenido: político, administrativo y
supervisivo y el término que
complementa a cada uno de ellos,
está en función de destacar la naturaleza de los procesos fundamentales a que se refiere: jurídico, operacional y
funcional.
Modelo de gestión administrativa
y financiera de los IPI de la ETP
El modelo de gestión administrativa y
financiera, es un sistema teórico que tiene como propósito explicar el
contenido de dicho proceso, a partir de establecer los subsistemas y
componentes que lo estructuran, evidenciar sus relaciones, y revelar las nuevas
cualidades que surgen de este.
La gestión administrativa y financiera
(GAF) en los centros politécnicos, entendida como un sistema es componente del
proceso de gestión educativa, que representa el sistema inmediato de orden
superior con el que mantiene relaciones de intercambio y subordinación, y
constituye su ambiente. La frontera que delimita el alcance del sistema modelado,
enmarcado en ese ambiente, son los procesos inherentes a la GAF y las funciones
y relaciones que determinan el contenido de su funcionamiento como sistema.
La estructura del modelo elaborado está
conformada por tres subsistemas que en su dinámica funcional posibilitan la
dirección y ejecución efectiva de la GAF de centros politécnicos. Ellos son:
subsistema político - jurídico, subsistema administrativo - operacional y el
subsistema supervisivo - funcional (Figura 1). Estos, a su vez, están
conformados por componentes que constituyen subsistemas menores, lo que hace presente la
recursividad en el sistema modelado.
Entre los subsistemas y componentes,
cada uno de los cuales cumple funciones específicas que aseguran el
cumplimiento de su objetivo, existen relaciones dialécticas de complementación
mutua, y subordinación. De las relaciones e interacción de los subsistemas y
sus componentes deviene la totalidad, propiedad que expresa que el sistema es
un conjunto de elementos interconectados, por lo que, cualquier acción de uno
de ellos afectará a todos los demás, y a este como unidad; así como la sinergia,
propiedad que permite el surgimiento de la cualidad sistémica, como nueva
cualidad diferente y superior de cada subsistema y el sistema total.
El subsistema político - jurídico,
constituye el subsistema rector de la GAF,
tiene la función de establecer el marco regulatorio y jurídico a partir
de las normativas que emanan de la política educacional, la política
institucional que responde a la contextualización necesaria a las
particularidades del proceso que se dirige y los documentos jurídico que rigen
el funcionamiento de los procesos materiales y financieros. Lo que asegura la
información continua que necesitan como proceso. A partir de lo cual los demás
subsistemas se le subordinan.
El subsistema administrativo –
operacional, tiene la función de garantizar el
desarrollo de los procesos materiales y financieros, para el alcance de su
objetivo. De igual modo, asegura las condiciones necesarias para el funcionamiento
óptimo de los citados procesos. Este
subsistema mantiene una relación de dependencia con respecto al político -
jurídico, pues toma como “insumos” la información que este aporta y, a su vez,
proporciona información que lo retroalimenta.
El subsistema supervisivo - funcional,
tiene como función asegurar la gestión de
la calidad del proceso de mejoramiento de la gestión administrativa y
financiera, a partir del empleo de la supervisión como mecanismo para procurar
el mejoramiento continuo durante todos los momentos del proceso. La
evaluación, como una de las funciones de la supervisión, ha de servir para
retroalimentar el proceso en cada uno de sus momentos, con información que
sirve de base a la toma de decisiones para su mejoramiento.
Aunque jerárquicamente este subsistema
está subordinado a los restantes, no tiene una posición pasiva con relación a
los mismos, dada la importancia de la información que les aporta.
Las entradas y salidas constantes de
información que se producen entre el sistema modelado y su ambiente que lo
tipifican como un sistema abierto, y la información que se intercambia por
medio de la relación entre sus subsistemas y componentes, lo dotan de la
capacidad de adecuarse permanentemente a las exigencias de su entorno y a las
que emanan de su autodesarrollo, lo que asegura su equilibrio interno (la
homeostasis) y reduce la entropía (la tendencia a la desorganización). En tal
sentido, corresponde el rol principal al subsistema político - jurídico, dada la función que le compete cumplir
en el sistema.
La autopoiesis, que alude a las formas
de operar que poseen los sistemas, que les permite tener información sobre si
mantienen o no su intencionalidad o propósitos correctos (retroalimentación),
se garantiza, básicamente, mediante la información sobre su funcionamiento que
aporta el subsistema supervisivo
-funcional (a partir del desarrollo de la supervisión durante todos los
momentos del proceso de gestión administrativa y financiera) que es utilizada
como fuente para realizar los reajustes que requiere el sistema para el
cumplimiento de su objetivo.
Figura
1. Subsistema político – jurídico de la gestión administrativa y financiera
El subsistema político – jurídico de la gestión administrativa y financiera, en
lo adelante “subsistema político – jurídico ”, dada la función que cumple, es
el subsistema rector dentro del sistema, pues guía, orienta, informa y traza
las pautas de todo el proceso de gestión administrativa y financiera. Este
subsistema es la fuerza que orienta el
sistema, el que lo provee de las orientaciones necesarias (información), que
como necesidad tiene todo sistema de gestión.
Los componentes de este subsistema: la
política educacional, la política institucional y el marco jurídico regulatorio
específico de los procesos materiales y financieros. Vistos desde la adecuación
e implementación práctica, constituyen procesos necesarios para la proyección
integrada de los procesos específicos que atañen a la gestión administrativa y
financiera, acorde a las características y necesidades del funcionamiento de
estos centros. En tanto implican la identificación de las directrices y
propósitos que lo guiarán, en función de cumplir
las aspiraciones, necesidades y aprovechar las
potencialidades de los directivos, docentes, alumnos y los factores
presentes en el contexto de estos centros que inciden en su gestión
(autogestión) para el mejoramiento de las condiciones laborales y materiales
que exige el desarrollo del proceso educativo.
La política educacional, como componente del subsistema
político – jurídico, su implementación constituye un proceso que cumple la
función de proveer información sistemática y actualizada de carácter general
sobre el desarrollo de los procesos materiales y financieros de estos centros.
Está constituido por los lineamientos de la política económica y social del
Partido y la Revolución para el período 2016 – 2021, aprobados en el VII
Congreso del Partido Comunista de Cuba (PCC) en abril 2016. Los objetivos de
trabajo del Ministerio de Educación (MINED) y demás documentos normativos que
conforman el conjunto de las directrices u orientaciones de carácter
general que guían la actuación de los directivos en la gestión administrativa y financiera para el alcance del fin y los objetivos
educativos que han sido definidos en correspondencia con un modelo de sociedad”
(adaptado de Valiente, 2005, s.p.).
La política
institucional, como componente del subsistema
político – jurídico, constituye un proceso que cumple la función de proveer
información sistemática y actualizada de carácter particular para el centro. Se
construye en la práctica directiva
escolar, como resultado de la participación y experiencias de sus actores
fundamentales. Sus orientaciones se constituyen en principios que orientan la
gestión administrativa y financiera en la institución y adquieren un valor auténtico de identidad y
compromiso.
La implementación del
marco jurídico regulatorio específico de los procesos materiales y financieros
como componente del subsistema político – jurídico, constituye un proceso que
cumple la función de brindar la
información sistemática y actualizada de carácter específico para la realización de las operaciones
administrativas y financieras. Está constituido por el conjunto de normativas
que orientan y regulan las operaciones administrativas, contables y financieras
en la institución.
La interrelación entre la política educacional, la política
institucional y la implementación del marco jurídico regulatorio específico de
los procesos materiales y financieros, como
procesos que se complementan y subordinan, asegura la pertinencia legal en las
operaciones que son contenido de la gestión administrativa y financiera, que deviene en cualidad sistémica del
subsistema político - jurídico.
La
pertinencia legal de las operaciones que
son contenido de la gestión administrativa y financiera refiere a la cualidad
que expresa la adecuación, utilidad e idoneidad de la información que orienta
la gestión administrativa y financiera como proceso de apoyo que asegura el
funcionamiento de la institución, expresada en su trascendencia social,
contenido oportuno, el grado de relevancia, objetividad y suficiencia.
El subsistema administrativo - operacional de la gestión administrativa y
financiera, (en lo adelante subsistema administrativo – operacional) tiene la
función de garantizar la ejecución de las
operaciones que implica el desarrollo de los procesos contenidos de la gestión
administrativa y financiera. De igual modo, asegura las condiciones necesarias
para el funcionamiento óptimo de los citados procesos. Este subsistema
mantiene una relación de dependencia con respecto al político – jurídico, pues
toma como “insumos” la orientación e información que este aporta y, a su vez,
proporciona información que lo retroalimenta. En consecuencia con lo
anterior los componentes de este subsistema son: la planificación de los RHMF,
la organización de los RHMF, desarrollo y aseguramiento de los RHMF.
La planificación de los
RHMF,
constituye un proceso que tiene como función diseñar las acciones que exige el
proceso de gestión de los RHMF (gestión administrativa y financiera), a partir
de considerar que este debe incluir el
diagnóstico, la planeación y la planificación. El diagnóstico permitirá
determinar el estado actual de los recursos e identificar las necesidades. La
planeación fijará las aspiraciones a partir de las necesidades, potencialidades y requerimientos
espacio-temporales. La planificación concretará las acciones para lograr tales
propósitos.
El diseño del contenido
de las acciones de planificación toma como referente la información y
orientación derivada de los procesos
relativos a la política educativa, la política institucional y el marco legal regulatorio como componentes
del subsistema político - jurídico con los que interactúa, a partir de las
relaciones de complementación y subordinación que se produce entre ellos.
La organización de los RHMF, es el proceso que como función
tiene que organizar las acciones que
exige el proceso de gestión de los RHMF (gestión administrativa y financiera),
a partir de considerar como van a
relacionarse las que intervendrán en el cumplimiento de las tareas
planificadas, la distribución del trabajo que corresponde ser desarrollado por
los implicados, la orientación y preparación a las personas que van a cumplir
las tareas. La disposición de los recursos materiales y financieros en función
de las actividades planificadas.
El contenido de las acciones de este
componente responde a las exigencias de las acciones concebidas el componente
de planificación, las que le garantizan la pertinencia en su materialización
práctica, a su vez garantizan la realización práctica del componente de desarrollo y aseguramiento de los RHMF, con quienes se
establecen relaciones de dependencia mutua.
El desarrollo y aseguramiento de los RHMF, es el proceso que
asegura la ejecución práctica de la gestión, mediante la materialización de las
acciones diseñadas. Dinamiza, pone en marcha y permite constatar el
cumplimiento de las mismas en la
práctica.
Por consiguiente, la función de ejecución y aseguramiento, como componente del subsistema
administrativo - operacional, es
garantizar el aseguramiento de los RHMF que facilite el desarrollo de los
procesos clave de la institución.
La gestión administrativa y
financiera exige del aseguramiento de los RHMF,
entendido como el proceso mediante el cual se garantizan los recursos
necesarios (humanos, materiales y financieros) para su desarrollo exitoso, con
vistas a lograr los objetivos previstos (eficacia)en correspondencia con las
necesidades identificadas, haciendo un uso racional de los mismos (eficiencia).
Entre la planificación de los RHMF, la organización
de los RHMF y el desarrollo y aseguramiento de los RHMF, como componentes del
subsistema administrativo - operacional, existe una relación dialéctica en la
que el primer proceso le imprime al segundo la direccionalidad que requiere
para su concreción. El desarrollo y aseguramiento de los RHMF, por su parte, no
tiene una posición pasiva, en tanto su materialización depende de la
planificación y organización de los RHMF.
La interrelación entre la planificación de los RHMF, la organización de
los RHMF y el desarrollo y aseguramiento de los RHMF, asegura la funcionalidad operativa de la gestión administrativa y financiera,
que deviene en cualidad sistémica del subsistema administrativo - operacional.
La funcionalidad operativa de la GAF ha de
entenderse como la característica de dicho proceso que garantiza su desarrollo
expedito a partir de una lógica operacional sustentada en el enfoque funcional
de la dirección. La funcionalidad se expresa en la utilidad, validez,
factibilidad y asequibilidad que adquiere el proceso de gestión, a consecuencia
de la interacción entre los componentes del subsistema administrativo –
operacional.
El subsistema supervisivo – funcional de la gestión administrativa y financiera, en
lo adelante subsistema supervisivo – funcional, tiene la función de favorecer el monitoreo al desarrollo de las
acciones mediante las funciones de control, evaluación y asesoramiento. Entre estas funciones se manifiestan
relaciones de interdependencia, que permiten, en su unidad, brindar información
sobre
la calidad del proceso de gestión que permita coadyuvar a su
mejoramiento continuo. A partir de lo cual este subsistema
mantiene relaciones de coordinación con los subsistemas político – jurídico y
administrativo - operacional. A la vez que le ofrece información que le permite
retroalimentarlos.
En consecuencia con todo lo anterior los
componentes de este subsistema son: el control de la GAF, la evaluación de la
GAF y el asesoramiento para el mejoramiento de la GAF.
El control de la GAF
es el proceso que tiene como función la
detección de errores e irregularidades
en el desarrollo de las acciones que implica el proceso de GAF,
permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Esta se
realiza mediante dos modalidades de supervisión: actividades continuas que son
aquellas que incorporadas a las actividades normales generan respuestas
dinámicas, entre ellas el seguimiento sistemático realizado por las diferentes
estructuras de dirección y los controles operativos que son ejecutadas por los
directivos responsables de las áreas y analizados en los órganos de dirección y técnicos.
La evaluación de la GAF
es el proceso que tiene como función la
obtención de información caracterizadora y valorativa sobre la pertinencia de
las acciones implementadas como parte
del proceso de gestión y de sus efectos inmediatos en los resultados de la
institución, a fin de realizar acciones sistemáticas en su corrección y
mejora.
La pertinencia de las acciones implementadas como parte del proceso de
gestión, se refiere a las
características que expresan la adecuación, idoneidad y utilidad del contenido
de las acciones diseñadas, para desarrollar un mejoramiento efectivo en la
GAF de los centros politécnicos,
expresada en la objetividad, suficiencia y oportunidad de su contenido como
proceso y la trascendencia en las transformaciones logradas en su
aseguramiento.
La recogida de datos se realizará con el
empleo de métodos y técnicas de carácter empírico como la observación a
diferentes actividades desarrolladas; entrevistas individuales y grupales y
encuestas a los directivos y docentes; encuestas a los funcionarios municipales
y el análisis de documentos que informen sobre las acciones que se realizan, y
sobre su efecto en la utilización de los recursos.
El análisis y síntesis de los datos
recogidos garantiza la información oportuna y pertinente para la actualización
de los objetivos, el contenido de las acciones que implica el proceso de GAF, y
la toma de decisiones acerca de los cambios que deben producirse mediante el
diseño o rediseño posterior.
El asesoramiento para el mejoramiento de
la GAF es el proceso que tiene como función ofrecer el
apoyo requerido para el
desarrollo exitoso de las acciones planificadas, demostrando las alternativas
metodológicas más adecuadas para su realización. El contenido de este proceso de asesoramiento
está referido a diversos campos como: el jurídico donde se
concreta fundamentalmente en los tipos de tramitación para documento que
necesita la institución, el manejo legal del presupuesto y también la resolución de
diversos problemas: laborales, materiales o financieros.
La interrelación y complementación que
se establece entre el control a la GAF, la evaluación de la GAF, y el
asesoramiento para el mejoramiento de la GAF, aseguran el mejoramiento cualitativo de la GAF, que es la
cualidad resultante del subsistema supervisivo - funcional.
El mejoramiento cualitativo, hace alusión al
mejoramiento gradual de la calidad de dicho proceso, a partir de la adopción de
decisiones oportunas sustentadas en la información caracterizadora y valorativa
que se obtiene con la supervisión realizada durante todo el proceso.
De las relaciones que se producen entre
los tres subsistemas, surge la cualidad esencial que caracteriza al sistema, la
integralidad de la GAF en los centros politécnicos, como expresión de la
sinergia entre sus subsistemas y componentes. Esta cualidad hace referencia a
la posibilidad que ofrece dicho sistema de garantizar que en la GAF en los
centros politécnicos, se manifieste la integración coherente de la variedad de
procesos que convergen en su realización efectiva, como resultado de la
relación entre: la pertinencia legal, la funcionalidad operativa y el mejoramiento cualitativo, cualidades
sistémicas surgidas de los subsistemas
que lo conforman.
Todos
estos subsistemas y componentes se desarrollan sobre la base de la autogestión
como principio que propicia su sustentabilidad y es a su vez un elemento
dinamizador de las acciones que emanan de sus interrelaciones.
El
modelo antes expuesto no facilita por sí sólo que la GAF pueda realizar en su práctica directiva una
labor consecuente y efectiva en relación con el proceso estudiado. Dada su
naturaleza teórica, explicativa, el modelo es sólo una posibilidad que puede
hacerse realidad si se cuenta con un recurso de carácter metodológico (una
estrategia) que haga posible su concreción en la práctica directiva.
Conclusiones
El modelo teórico-metodológico que se
aporta se corresponde con el fin y objetivos de la Educación Técnica y
Profesional en Cuba y se fundamenta, desde el enfoque sistémico y el enfoque
funcional de la dirección, lo cual permitió determinar los subsistemas y
componentes de la gestión de los recursos humanos, materiales y financieros (gestión administrativa y
financiera) en las instituciones de la ETP, revelando las relaciones
dialécticas entre ellos y el resultado de sus interacciones expresados en las
cualidades sistémicas, confiriéndole
novedad a la propuesta.
Referencias
bibliográficas
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(2016) Propuesta de modelo de gestión
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(Tesis previa a la obtención del título de ingeniero en finanzas). Universidad
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Valiente Sandó, P. (2001). Concepción Sistémica de la Superación de los Directores de Secundaria
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